Zásady a zpracování osobních údajů

I. Zpracování osobních údajů z kontaktních formulářů, v souvislosti s vyřizováním poptávek, dotazů souvisejících s poskytováním služeb Společností na webových stránkách

V případě poptávky na koupi vozidla a/nebo poptávky služeb na webových stránkách Společnosti www.tomanmotors.com prostřednictvím poptávkového formuláře či odesláním dotazu na příslušný email uvedený na daném webu bude Společnost zpracovávat osobní údaje potencionálního zákazníka, a to v rozsahu jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonický kontakt, příp. firma, pouze na základě Vašeho souhlasu, případně na základě žádosti před uzavřením smlouvy. Váš souhlas můžete kdykoliv odvolat zasláním výslovného sdělení na e-mail zdenka.toman@tomanmotors.com.

Po zpracování příslušné poptávky může Společnost výše zmíněné údaje na základě Vašeho souhlasu použít dále pro své marketingové účely týkající se nabídky jejích služeb. V tomto případě má Subjekt údajů právo udělený souhlas kdykoliv odvolat zasláním výslovného sdělení na e-mail zdenka.toman@tomanmotors.com.

 Zpracování poskytnutých osobních údajů bude provádět Společnost sama, případně prostřednictvím zpracovatele uvedenéhov čl. VIII níže. Odesláním dotazu prostřednictvím kontaktního formuláře jsou shromažďovány i osobní údaje, které se nachází v zašifrovaném rozhraní a jedná se o následující údaje: 
-      datum a čas odeslání kontaktního formuláře;
-      údaje z odeslaného kontaktního formuláře;
-      dotaz návštěvníka.

Osobní údaje o návštěvnících webových stránek Společnosti zpracovávané v souvislosti se správou webových stránek Společnosti a / nebo realizací internetového marketingu budou tedy zpracovávány pouze za předpokladu, že příslušný Subjekt údajů udělil k předmětnému zpracování souhlas ve smyslu článku 6 odst. 1 písm. a) GDPR, a to po dobu, po kterou bude předmětný souhlas platný. V případě absence souhlasu Subjektu údajů ve smyslu článku 6 odst. 1 písm. a) GDPR jsou / budou osobní údaje Subjektů údajů zpracovávány na žádost Subjektu údajů ve smyslu článku 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

II. Zpracování osobních údajů pro zasílání newsletteru

V případě zájmu návštěvníka webových stránek o zasílání newsletteru a dalších reklamních sdělení, bude Společnost za těmito účely zpracovávat, na základě souhlasu, poskytnuté osobní údaje takovéhoto uživatele, a to vždy minimálně v rozsahu e-mailové adresy, jména a příjmení. Obsah newsletteru a další reklamní sdělení mohou být personalizovány na základě poskytnutých údajů a dalších údajů pro personalizaci obsahu, které Společnost zjistí z chování návštěvníka na webových stránkách, případně newsletteru. 

Osobní údaje návštěvníka začne Společnost zpracovávat až poté, co návštěvník vyplní do příslušného formuláře pro objednávku zasílání newsletteru a dalších reklamních sdělení své údaje a tyto prostřednictvím tlačítka „přihlásit k odběru newsletteru“ a / nebo prostřednictvím kontaktního formuláře potvrdí. Nebude-li zadání potvrzeno a /nebo kontaktní formulář odeslán, nebudou se vyplněné údaje nikde ukládat.  

Poskytnuté osobní údaje jsou zpracovávány do doby odvolání uděleného souhlasu.  

Souhlas s tímto zpracováním osobních údajů je zcela dobrovolný, a uživatel jej může kdykoli odvolat, a to zasláním oznámení o odvolání souhlasu písemně na adresu sídla Společnosti (viz níže). 

Udělený souhlas může uživatel taktéž odvolat kliknutím na odkaz „Z odběru se můžete odhlásit“ v zaslaném newsletteru nebo reklamním sdělení.

III. Zpracováníosobních údajů v souvislosti s fotodokumentací z pořádaných akcí

U námi pořádaných akcí pořizujeme v přiměřeném rozsahu fotodokumentaci (situační záběry z akcí) za účelem následného zveřejnění vybraných fotografií na našich webových stránkách pro propagační účely Společnosti. Takovýmto způsobem nejsou primárně zobrazováni návštěvníci konkrétní akce, nýbrž celková atmosféra akce, záběry nejsou zveřejňovány v detailním rozlišení, nepřipojujeme k nim ani popisky konkrétních osob návštěvníků akce. Dle odborného názoru Úřadu pro ochranu osobních údajů se v takových případech nejedná primárně o problematiku ochrany osobních údajů, ale o ochranu soukromí dle občanského zákoníku; souhlas se zpracováním osobních údajů k „ilustračním“ snímkům tedy není třeba vyžadovat.

Na pořizování fotodokumentace jsou návštěvníci předem upozornění formou piktogramu fotoaparátu, naši fotografové jsou viditelně označeni a fotodokumentace je pořizována pouze v hlavním prostoru akce a návštěvníci tak vždy mají možnost pobývat v prostorech, kde není fotodokumentace pořizována. V případě jakýchkoli pochybností, či dotazů k pořizování fotodokumentace máte možnost obrátit se na nás na níže uvedených kontaktech.

IV. Zpracování údajů na základě rezervace či koupě vozidla

Na základě rezervace či koupě vozidla zpracováváme osobní údaje klientů v následujícím rozsahu:
‍
 -       identifikační a kontaktní údaje (jméno a příjmení, adresa místa trvalého pobytu, případně rodné číslo, případně číslo občanského průkazu, či obdobného dokladu a případně též e-mailovou adresu a telefonní číslo a číslo bankovního účtu);
-      v případěpodnikajících fyzických osob také označení podnikající fyzické osoby, sídlo,IČO, DIČ, údaj o plátci DPH.

A)        Zpracování pro účely plnění právních povinností 
Poskytnutí a zpracovávání výše uvedených osobních údajů, s výjimkou údaje o e-mailové adrese a telefonním čísle, je nezbytné pro účely plnění právních povinností Společnosti, zejména povinností vyplývajících z účetních a daňových předpisů. 

B)        Zpracování nezbytné pro plnění smluvního vztahu 
Zpracování Vašich identifikačních údajů je rovněž nezbytné pro účely plnění smluvního vztahu týkajícího se pořízení vozidel a s tímto souvisejících služeb poskytovaných Společností, tedy zajištění objednávek a rezervací, uzavření a plnění smluv a dalších služeb poskytovaných Společností. 

C)        Zpracování nezbytné pro účely oprávněného zájmu 
Vaše osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení a e-mailová adresa zpracováváme na základě oprávněného zájmu Společnosti pro účely přímého marketingu, účelem zpracování je zde výhradně možnost zasílat Vám marketingová a obchodní sdělení, tedy informace o zajímavých novinkách, slevách, službách Společnosti apod. Pokud by došlo k případu vedení soudního a / nebo trestního řízení (oznámení trestných činů nebo hrozeb pro veřejnou bezpečnost), tak by Společnost byla nucena zpracovávat údaje v rozsahu nezbytném pro vedení takovéhoto sporu, a to výhradně za účelem ochrany práv Společnosti v takovémto sporu. Obdobně by Společnost byla nucena zpracovávat nezbytné údaje též v případě neuhrazení služeb a/ nebo kupní ceny vozidla, či v případě způsobené škody Společnosti. 

D)       Automatizované zpracování Vašich údajů 
V žádném případě neprovádíme automatizované rozhodování, či jiné automatizované zpracování Vašich osobních údajů, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo.

V. Google Analytics a Google AdWords

K analýze webových stránek pomocí cookie souborů používá Společnost službu Google Analytics, vyvinutou a provozovanou společností Google Inc., se sídlem Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA94043, USA („Google“).  

Google nebude přenesená data, vč. IP-adresy, spojovat s jinými daty. Prohlášení Google o ochraně osobních údajů je k nahlédnutí zde.
‍
Sběru cookie souborů a jejich analýze prostřednictvím služby Google Analytics může návštěvník webové stránky zabránit jednak změnou nastavení prohlížeče, jak je uvedeno výše, a dále pak i:
 -      kliknutím na následující odkaz, čímž bude do počítače umístěn tzv. opt-out-cookie, který zamezí budoucímu ukládání údajů o návštěvě na webové stránce;
-      instalací pluginu do prohlížeče dostupného zde. Tento plugin funguje jen v příslušném prohlížeči na příslušném počítači a po instalaci nesmí být deaktivován nebo smazán, aby byla zachována deaktivace služby Google Analytics. 

V rámci služby Google Analytics využívá Společnost i související reklamní funkce poskytované Google, jako jsou přehledy zobrazení v reklamní síti Google, rozšířené reportování anonymních demografických dat (např. věk, pohlaví, zájmy) či zobrazování reklam v obsahové síti na základě zhlédnutých produktů (tzv. remarketing), vč. služby Google AdWords sloužící k personalizaci reklamy a zlepšení zacílení reklamy a tzv. remarketingu.

VI. Informační text o kamerovém systému v prostorech Společnosti a jejího showroomu

 Účelem zpracování je ochrana majetku a zvýšení bezpečnosti osob. Rozsah zpracování zahrnuje pouze obrazový záznam kamerového systému, bez záznamu zvuku. Správcem těchto záznamů je Společnost. Záznam kamerového systému je uchováván na HDD zařízení/harddisku provozovaném Společností pro tento kamerový systém není používán jiný zpracovatel. Místem zpracování je sídlo Společnosti, a to v celkovém počtu 12 kamer.

Příjemcem údajů z kamerového systému mohou být pouze orgány činné v trestním řízení nebo správní orgány pro účely přestupkového řízení. 

Kamery zabírají vstupní prostor a prostor recepce, prostory showroomu, prostory servisu, prostory detailingového studia, exteriér, příjezdová cesta. 

Doba uchování záznamů je maximálně 14 dnů poté dochází automaticky k vymazání údajů přepisem novým záznamem, jelikož kamerový systém je založen na režimu smyčky. Fungování kamer je nepřetržité (příp. založené na automatickém pohybovém čidle). 

Kontaktní údaje pro přijímání žádostí o informace jsou uvedeny níže.

VII. Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje o návštěvnících webových stránek Společnosti budou zpracovávány pouze po dobu nezbytně nutnou. Osobní údaje o návštěvnících webových stránek Společnosti zpracovávané v souvislosti se správou webových stránek a / nebo realizací internetového marketingu budou zpracovávány nejvýše po dobu, po kterou bude předmětný souhlas platný. 

Osobní údaje budou ve vztahu ke zpracování osobních údajů adresátů elektronické komunikace vedené Společností zpracovávány pouze po dobu nezbytně nutnou. V případě, že Subjekt údajů neurčí jinak, budou osobní údaje zpracovávány nejvýše po dobu 2 let od okamžiku jejich prvního zpracování Správcem. V případě existence souhlasu Subjektu údajů ve smyslu článku 6 odst. 1 písm. a) GDPR budou Osobní údaje příslušného Subjektu údajů zpracovávány podobu platnosti a účinnosti tohoto souhlasu. V případě zpracování Osobních údajů na žádost Subjektu údajů ve smyslu článku 6 odst. 1 písm. b) GDPR budou Osobní údaje příslušného Subjektu údajů zpracovávány po dobu nezbytnou pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy. 

Osobní údaje, u kterých povinnost jejich zpracování vyplývá z relevantních právních předpisů, Společnost zpracovává pouze po dobu, která je nezbytná dle těchto právních předpisů. (Např. účetní a daňové doklady, které Společnost vystavuje, obsahují též některé Vaše osobní údaje(jméno a příjmení, typ poskytnuté služby, datum vystavení dokladu). Tyto doklady uchováváme pouze pro účely splnění povinností stanovených relevantními účetními a daňovými právními předpisy, po dobu uloženou těmito předpisy.) 

Jméno, příjmení, e-mailovou adresu a případně telefon Subjektu údajů pro účely přímého marketingu Společnosti (zasílání informací o zajímavých novinkách, nabídkách, službách či slevách apod.)Společnost zpracovává do doby, než Subjekt údajů sdělí svůj případný nesouhlas s dalším takovýmto zpracováním. 

Údaje nezbytné pro účely existujících, či reálně hrozících sporů Společnost zpracovává pouze do doby pravomocného rozhodnutí sporu a splnění povinností z rozhodnutí vyplývajících, resp. do doby, v níž může případně dle platných právních předpisů dojít ke sporům o poskytnuté služby. 

Po uplynutí výše uvedených dob Společnost osobní údaje pravidelně likvidujeme, a to v papírové i elektronické formě.

VIII. Další informace o zpracování osobních údajů

Osobní údaje představují základní kontaktní údaje Subjektů údajů získané od Subjektů údajů a / nebo z veřejně dostupných zdrojů (zejména webových stránek adresátů), přičemž Osobní údaje byly / jsou v každém jednom případě Subjektem údajů a / nebo třetí osobou za předpokládaného souhlasu Subjektu údajů vedeny jako kontaktní údaje, jejichž účelem je sloužit třetím osobám k navázání prvního kontaktu a / nebo vedení komunikace se Subjektem údajů a / nebo třetí osobou zastoupenou Subjektem údajů. Osobní údaje mohly být dále získány z navštívenek Subjektů údajů a /nebo třetích osob zastoupených Subjektem údajů a / nebo v rámci předchozí komunikace se Subjektem údajů a / nebo třetí osobou zastoupenou Subjektem údajů.

 Osobní údaje o Subjektech údajů budou získány od a / nebo mohou být poskytnuty následujícím osobám a / nebo subjektům podílejícím se na: 
a)     marketingových službách;
b)     detailingových službách;
c)     zajištění přihlašování vozidel;
d)     komplexní správě IT systémů Společnosti;
e)     přijímání zakázek;
f)      tvorbě a obsahu webových stránek; a
g)     zabezpečení a kamerovém systému Společnosti.  

Uvedené subjekty (zpracovatelé) mohou osobní údaje zpracovávat v souladu s pokyny Společnosti. Společnost nemá v úmyslu předat osobní údaje Subjektů údajů do třetí země a / nebo mezinárodní organizaci.

IX. Další práva spojená s ochranou osobních údajů

Subjektům údajů, jejichž osobní údaje Společnost zpracovává, náležejí při naplnění předpokladů stanovených právními předpisy následující práva spojená se zpracováním jejich osobních údajů: 
-      právo na přístup k osobním údajům spočívající v právu obdržet bezplatně na základě žádosti informace o tom, které jejich osobní údaje Společnost zpracovává;
-      právo na opravu jejich zpracovávaných osobních údajů;
-      právo na výmaz jejich zpracovávaných osobních údajů;
-      právo na omezení zpracování jejich osobních údajů;
-      právo na přenositelnost osobních údajů;
-      právo kdykoli odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů, pokud je souhlas právním základem pro příslušné zpracování osobních údajů (tj. pro zasílání newsletteru a dalších reklamních sdělení). 

Subjekty údajů, jejichž osobní údaje Společnost zpracovává, mají dále, při naplnění předpokladů stanovených právními předpisy, právo vznést námitku proti zpracování jejich osobních údajů, pokud právním základem zpracování jsou oprávněné zájmy Společnosti. Zpracovávají-li se osobní údaje pro účely přímého marketingu, má Subjekt údajů právo vznést kdykoliv proti tomuto zpracování námitku. 

Výše uvedená práva mohou Subjekty údajů, jejichž osobní údaje Společnost zpracovává, uplatnit písemně či e-mailem u Společnosti jakožto správce osobních údajů, a to prostřednictvím níže uvedených kontaktů. 

Společnost lze kontaktovat:
a)     písemně na adrese č.p. 482, 271 01 Rynholec;
b)     telefonicky prostřednictvím telefonního čísla 777 821 841;
c)     elektronicky prostřednictvím e-mailu: zdenka.toman@tomanmotors.com. 

Výše uvedená práva subjektu údajů nejsou právy absolutními. Uplatněná práva bude Společnost posuzovat individuálně as ohledem na svá práva nebo práva třetích osob.  Pokud se Subjekt údajů domnívá, že došlo k porušení právních předpisů v souvislosti s ochranou jeho osobních údajů, má právo podat stížnost u některého dozorového úřadu. Dozorovým úřadem pro území České republiky je Úřad pro ochranu osobních údajů Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (www.uoou.cz).